Thủ tục cấp lại Giấy khai sinh khi thay đổi địa danh hành chính

Năm 2013, bà Hà lấy chồng và về ở tại xã Yên Phú, huyện Yên Mỹ, tỉnh Hưng Yên, nhập khẩu về Hưng Yên năm 2018. Do Chứng minh nhân dân cũ của bà hết hạn nên bà đăng ký làm Căn cước công dân gắn chip và được yêu cầu về quê xin trích lục giấy khai sinh.

Bà Hà đã về quê Bắc Giang xin trích lục giấy khai sinh (bà có sổ hộ khẩu, Chứng minh nhân dân cũ, Giấy khai sinh gốc) thì lại được cho biết, Giấy khai sinh gốc của bà không có giá trị vì ngày xưa không được lưu, cần cấp lại, mà muốn cấp lại lại phải về nơi bà đang đăng ký thường trú xin xác nhận là ở đó bà chưa từng được cấp Giấy khai sinh.

Bà Hà hỏi, trong tờ xác nhận có ghi nơi nhận là UBND xã Nham Sơn (không phải là thị trấn Nham Biền), vậy giấy xác nhận của bà có hợp lệ không trong khi tất cả các giấy tờ của bà vẫn ghi là xã Nham Sơn? Bà đề nghị cơ quan chức năng hướng dẫn để bà có thể làm lại Giấy khai sinh tại thị trấn Nham Biền.

Về vấn đề này, Sở Tư pháp tỉnh Bắc Giang trả lời như sau:

Điều 25 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch quy định: “1. UBND cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh, kết hôn trước đây hoặc UBND cấp xã nơi người yêu cầu thường trú, thực hiện đăng ký lại khai sinh, kết hôn”.

Khoản 2 Điều 26 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP quy định: “Nếu việc đăng ký lại khai sinh được thực hiện tại UBND cấp xã không phải là nơi đã đăng ký khai sinh trước đây thì công chức tư pháp – hộ tịch báo cáo Chủ tịch UBND có văn bản đề nghị UBND nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ sổ hộ tịch tại địa phương”.

Khoản 2 Điều 10 Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP quy định hướng dẫn xác minh nội dung đăng ký khai sinh: “Trường hợp địa danh hành chính đã có sự thay đổi so với địa danh ghi trong giấy tờ được cấp trước đây thì ghi theo địa danh hành chính hiện tại; địa danh hành chính trước đây được ghi vào mặt sau của Giấy khai sinh và mục Ghi chú trong Sổ đăng ký khai sinh”.

Từ ngày 1/3/2020, xã Nham Sơn được nhập với thị trấn Neo và xã Thắng Cương, huyện Yên Dũng để thành lập thị trấn Nham Biền, huyện Yên Dũng theo Nghị quyết số 813/NQUBTVQH14 ngày 21/11/2019 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội về việc sắp xếp các đơn vị hành chính cấp xã thuộc tỉnh Bắc Giang.

Trước đó, ngày 26/12/2019, UBND tỉnh đã ban hành Công văn số 4654/UBND-NC giao Sở Tư pháp hướng dẫn bàn giao hồ sơ tư pháp về đơn vị hành chính mới.

Trên cơ sở đó, ngày 28/2/2020, Sở Tư pháp đã ban hành Công văn 177/STP-VP về việc hướng dẫn bàn giao công việc trong công tác tư pháp ở những đơn vị hành chính cấp xã thuộc diện sắp xếp, trong đó hướng dẫn cụ thể:

“(i) Các xã, thị trấn thuộc diện sắp xếp có trách nhiệm rà soát, thống kê và bàn giao kịp thời, đầy đủ các loại hồ sơ, sổ sách hộ tịch, chứng thực hiện đang lưu trữ; các xã, thị trấn được sắp xếp, thành lập mới (sau khi sắp xếp) có trách nhiệm tiếp nhận các loại hồ sơ, sổ sách hộ tịch, chứng thực từ các xã, thị trấn thuộc diện sắp xếp;

(ii) Tại thời điểm đăng ký lại khai sinh, nếu địa danh hành chính đã có sự thay đổi so với địa danh ghi trong giấy tờ được cấp trước đây thì xác định và ghi theo địa danh hành chính hiện tại; việc thay đổi địa danh hành chính được ghi vào “Phần ghi chú những thay đổi sau này” tại mặt sau của Giấy khai sinh và mục “Ghi chú” trong Sổ đăng ký khai sinh”.

Từ những căn cứ trên cho thấy UBND thị trấn Nham Biền có thẩm quyền, trách nhiệm tiếp nhận, giải quyết các yêu cầu liên quan đến công tác đăng ký, quản lý hộ tịch phát sinh trên địa bàn xã Nham Sơn trước đây, trong đó có việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ đăng ký lại khai sinh của bà Phan Thị Hà (bà Hà có quyền lựa chọn thực hiện thủ tục đăng ký lại khai sinh tại UBND thị trấn Nham Biền hoặc UBND nơi đăng ký hộ khẩu thường trú hiện nay).

Địa danh hành chính trong Tờ khai đăng ký lại khai sinh hoặc văn bản xác minh về việc lưu trữ sổ hộ tịch (trong trường hợp bà đăng ký lại khai sinh tại nơi thường trú) ghi là UBND xã Nham Sơn là không phù hợp, địa danh hành chính phải được ghi là UBND thị trấn Nham Biền để bảo đảm phù hợp với Khoản 2 Điều 10 Thông tư số 04/2020/TT-BTP.