Quy định về chứng thực có bất cập?

Theo phản ánh của bà Nguyễn Thị Kim Thư (Hà Nội), Điều 10 Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định chi tiết một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP có quy định như sau:

“Điều 10. Bản sao từ bản chính

Bản sao từ bản chính để chứng thực phải gồm đầy đủ số trang có thông tin của bản chính.

Ví dụ: Chứng thực bản sao từ bản chính sổ hộ khẩu thì phải chụp đầy đủ trang bìa và các trang của sổ đã ghi thông tin về các thành viên có tên trong sổ; chứng thực hộ chiếu thì phải chụp cả trang bìa và toàn bộ các trang của hộ chiếu có ghi thông tin”.

Quy định trên dẫn đến một số tổ chức hành nghề công chứng đã yêu cầu hộ chiếu của người nước ngoài phải sao y toàn bộ các trang thông tin trong hộ chiếu của người nước ngoài kể cả trang dán thị thực, làm ảnh hưởng đến thông tin cá nhân của khách, thậm chí có cả Phòng Công chứng và Văn phòng Công chứng yêu cầu sao y cả trang trắng chưa dán thị thực tức là sao y nguyên cả quyển dù khách mới được cấp hộ chiếu và mới đi được 1, 2 nước.

Theo bà Thư, quy định trên thiếu rõ ràng vì sử dụng từ ngữ “chụp”, mà chụp thì không đồng nghĩa với “sao”, có nhiều cách hiểu khác nhau dẫn đến mỗi nơi thực hiện một cách khác nhau (có nơi chỉ sao y trang có mặt người, có nơi thêm trang bìa, còn có nơi thêm các trang dán thị thực, còn một số nơi lại sao cả quyền, khiến cho khách quốc tế phàn nàn về thủ tục tại Việt Nam.

Quy định chứng thực “phải gồm đầy đủ số trang có thông tin của bản chính” cũng không khác gì so với quy định trước đó tại Điều 7 Thông tư số 20/2015/TT-BTP: (“phải có đầy đủ các trang đã ghi thông tin của bản chính”), nhưng sau đó phần “Ví dụ” có bổ sung thêm nội dung “chứng thực hộ chiếu thì...” khiến cho các Phòng Công chứng và Văn phòng Công chứng hầu hết đều đòi hỏi thêm các trang khi sao y hộ chiếu.

Việc yêu cầu sao y các trang thông tin sau trang có ảnh mặt người trên hộ chiếu đã làm ảnh hưởng đến thông tin cá nhân cần được bảo mật của khách nước ngoài nói riêng và của cả hộ chiếu người Việt Nam nói chung, trong khi việc sử dụng bản sao có chứng thực trong các giao dịch trong hồ sơ giao dịch dân sự, hành chính, ngân hàng thì những cơ quan, tổ chức này vì lý do gì cần phải biết đầy đủ thông tin khách đã đi đến những đâu...

Do đó, bà Thư đề nghị Bộ Tư pháp xem xét lại quy định trên, nếu có bất cập thì sửa đổi, thay thế để tạo thiện cảm của người dân nói chung và khách quốc tế, nhà đầu tư đối với môi trường và thủ tục tại Việt Nam, bảo đảm nguyên tắc quy định thủ tục là phải tiết kiệm chi phí của cá nhân, tổ chức (Khoản 4 Điều 7 Nghị định số 63/2010/NĐ-CP).

Ví dụ: Một quyển hộ chiếu của một nước có 52 trang cả bìa thì phải photo mất 16 tờ A4, và nhân lên với số bản sao y thí dụ 20 bản thì sẽ hết tổng cộng là 52 x 20 = 1.100 mặt nội dung và với số tiền 2.000 đồng -5.000 đồng/mặt thì có thể tính ra con số 2.200.000 đồng - 5.500.000 đồng cho 20 bản sao y là quá tốn kém.

Bà Thư kiến nghị việc chứng thực hộ chiếu chỉ cần sao y theo yêu cầu của người yêu cầu, chỉ cần tối thiểu trang có ảnh mặt người và thể hiện thông tin ngày cấp, nơi cấp. Còn trang bìa và các trang thông tin đi lại thì sao y nếu có yêu cầu.

Về vấn đề này, Bộ Tư pháp trả lời như sau:

Theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính thì: “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính (Khoản 2 Điều 2); “Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như trong sổ gốc (Khoản 2 Điều 5).

Như vậy, bản sao để dùng chứng thực từ bản chính là bản chụp từ bản chính; bản sao được chứng thực từ bản chính phải bảo đảm nguyên tắc chính xác, đầy đủ thông tin như bản chính.

Đồng thời, Điều 10 Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định: “Bản sao từ bản chính để chứng thực phải gồm đầy đủ số trang có thông tin từ bản chính”.

Do vậy, bản chụp dùng để chứng thực bản sao từ bản chính hộ chiếu thì phải có tất cả các trang có thông tin của hộ chiếu, kể cả trang có thông tin về thị thực (trừ các trang không có thông tin).