Đã thông quan điện tử, sao phải lưu giữ chứng từ?

Công ty cũng đề nghị cơ quan Hải quan và ngân hàng xem xét việc liên kết, tiến tới điện tử hóa toàn bộ để giảm việc doanh nghiệp phải nộp hồ sơ bằng giấy cho ngân hàng. Đồng thời, đề nghị cơ quan chức năng tổ chức buổi giới thiệu về sự thay đổi trong phương pháp kiểm tra khi thay đổi bảng cân đối từ số lượng sang giá trị.

Về các vấn đề này, Cục Hải quan tỉnh Đồng Nai có ý kiến như sau:

Hiện nay, theo Luật Hải quan cơ quan hải quan áp dụng nguyên tắc quản lý rủi ro trong quản lý theo hướng đơn giản thủ tục, giấy tờ tại khâu thông quan, chuyển việc kiểm tra chủ yếu sang khâu sau thông quan. Vì vậy, doanh nghiệp có nghĩa vụ lưu giữ chứng từ để cơ quan hải quan kiểm tra sau thông quan theo quy định.

Trách nhiệm lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp thực hiện theo Khoản 5, Điều 3 Thông tư số 38/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015 của Bộ Tài chính: “Người khai hải quan có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ theo quy định tại Khoản 2, Điều này, sổ sách, chứng từ kế toán trong thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán.

Ngoài ra, người khai hải quan phải lưu trữ các chứng từ khác liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu trong thời hạn 5 năm, bao gồm chứng từ vận tải đối với hàng hóa xuất khẩu, phiếu đóng gói, tài liệu kỹ thuật, chứng từ, tài liệu liên quan đến định mức thực tế để gia công, sản xuất sản phẩm xuất khẩu.

Người khai hải quan phải lưu trữ bản chính các chứng từ nêu trên (trừ trường hợp đã nộp bản chính cho cơ quan hải quan), trường hợp các chứng từ điện tử thì lưu giữ dưới dạng điện tử hoặc chuyển đổi ra chứng từ giấy theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử”.

Quy định về nộp tờ khai hải quan giấy cho ngân hàng

Đối với việc nộp hồ sơ giấy cho ngân hàng, theo phản ánh của doanh nghiệp, một số trường hợp ngân hàng yêu cầu công ty xuất trình tờ khai giấy có đóng dấu của cơ quan hải quan gửi ngân hàng khi thanh toán tiền hàng hóa xuất nhập khẩu.

Theo quy định tại Khoản 9, Điều 25 Nghị định số 08/2015/NĐ-CP ngày 21/1/2015 của Chính phủ, “Tờ khai hải quan điện tử có giá trị sử dụng trong việc thực hiện các thủ tục về thuế, cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, thủ tục thanh toán qua ngân hàng và các thủ tục hành chính khác; chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa lưu thông trên thị trường. Các cơ quan quản lý Nhà nước có liên quan sử dụng tờ khai hải quan điện tử phục vụ yêu cầu quản lý, không yêu cầu người khai hải quan cung cấp tờ khai hải quan giấy.

Cơ quan Hải quan có trách nhiệm cung cấp thông tin tờ khai hải quan dưới dạng dữ liệu điện tử cho các cơ quan quản lý Nhà nước có liên quan”.

Tuy nhiên, một số trường hợp các cơ quan quản lý khác như ngân hàng vẫn yêu cầu doanh nghiệp xuất trình tờ khai hải quan giấy như phản ánh của doanh nghiệp. Do đó, đề nghị doanh nghiệp phản ánh đến Ngân hàng Nhà nước để xử lý do thẩm quyền chấp nhận hay không do Ngân hàng quyết định.

Đối với đề nghị tổ chức buổi giới thiệu về báo cáo quyết toán, ngày 22/4/2016, Cục Hải quan Đồng Nai đã có Công văn số 825/HQĐNa-GSQL hướng dẫn báo cáo quyết toán hàng gia công, sản xuất xuất khẩu và doanh nghiệp chế xuất. Công ty có thể tham khảo để thực hiện.

Ngoài ra, Cục Hải quan Đồng Nai đã có Thông báo số 113/TB-HQĐNa ngày 11/5/2016 về việc Học viện Tài chính chuẩn bị mở khoá đào tạo nghiệp vụ khai hải quan điện tử tại Đồng Nai, trong đó có nội dung về lập báo cáo quyết toán. Nếu Công ty có nhu cầu tham gia thì có thể đăng ký tham dự.